REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W WILKOWICACH

Rozdział I Podstawy prawne

§ 1
Regulamin organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wilkowicach zwanego dalej GOPS.

§ 2

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Wilkowicach został powołany uchwałą nr IV/10/90 Rady Gminy w Wilkowicach z dnia 31 sierpnia 1990r. Działa na podstawie statutu przyjętego uchwałą nr XLVII/469/2010 Rady Gminy Wilkowice z dnia 09 listopada 2010r.
§ 3
1. GOPS realizuje zadania własne i zlecone gminie w zakresie:
- pomocy społecznej,
- świadczeń rodzinnych,
- pomocy osobom uprawnionym do alimentów,
- postępowania wobec dłużników alimentacyjnych,
- przeciwdziałania przemocy w rodzinie,
- wspierania rodziny i systemie pieczy zastępczej,
- o pomocy państwa w wychowaniu dzieci,
- innych ustaw i aktów wykonawczych,
- uchwał Rady Gminy Wilkowice i zarządzeń Wójta Gminy Wilkowice.
2. GOPS może realizować inne zadania wynikające z programów i projektów UE.

§ 4
Siedziba GOPS znajduje się w Wilkowicach, na ul. Wyzwolenia 25.

Rozdział II Organizacja ośrodka

§ 5
Strukturę organizacyjną określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

§ 6
1. GOPS zarządza wydzielonym lub nabytym w ramach prowadzonej działalności mieniem, będącym własnością Gminy Wilkowice.
2. Mienie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje: - składniki majątku trwałego, na który składają się środki trwałe - pomieszczenia będące w użytkowaniu jednostki i wyposażenie, wartości niematerialne i prawne - rzeczowe składniki majątku obrotowego - materiały, produkty, itp.

§ 7
1. W GOPS działają następujące komórki organizacyjne:
1) Dział Pomocy Społecznej - w którym zatrudnieni są: koordynator, pracownicy socjalni i pracownik administracyjny,
2) Dział Świadczeń Rodzinnych – w którym zatrudnieni są: kierownik, administratorzy i pracownicy ds. świadczeń rodzinnych, postępowania wobec dłużników alimentacyjnych, funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego,
3) Dział Księgowości – w którym zatrudnieni są: Główny Księgowy i pracownik.
2. Zakresy poszczególnych stanowisk mogą być łączone i przypisane jednemu pracownikowi w zależności od jego obciążenia innymi obowiązkami.
3. Osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach działają zgodnie z zakresem obowiązków i upoważnień, wykonują czynności samodzielnie i ponoszą za nie odpowiedzialność.
4. Przewiduje się możliwość zapewnienia świadczenia usług opiekuńczych i specjalistycznych usług opiekuńczych, asystenta rodziny w zakresie zabezpieczającym potrzeby środowiska w formach nieetatowych.
5. Dyrektor GOPS z uwzględnieniem przyznanych środków finansowych przewidzianych w uchwale budżetowej i prawie finansowym ustala stan zatrudnienia stosownie do ustawowych i przyjętych zadań, potrzeb organizacyjnych oraz sprawnego funkcjonowania jednostki.
6. W trybie określonym w ust. 4 likwiduje się, dzieli i łączy komórki określone w ust. 1.

§ 8
Dla poszczególnych spraw ustala się identyfikujące symbole literowe do oznakowania spraw i prowadzonych akt:
AO – administracja ośrodka
Fin – finanse
KP – kadry i płace
ZP – zamówienia publiczne
PS – pomoc społeczna
ŚR – świadczenia rodzinne
FA – fundusz alimentacyjny
GZI – Gminny Zespół Interdyscyplinarny
PZ – piecza zastępcza
KDR – karta dużej rodziny
ŚW – świadczenie wychowawcze

Rozdział III Zasady funkcjonowania GOPS

§ 9
1. GOPS jest gminną jednostką organizacyjną.
2. GOPS gospodaruje powierzoną częścią mienia gminnego, o którym mowa w § 6 kierując się zasadą rachunku ekonomicznego, efektywnego wykorzystania czynnika ludzkiego oraz zasobów rzeczowych i finansowych.
3. GOPS pokrywa wydatki związane z funkcjonowaniem bezpośrednio z budżetu Gminy, a uzyskane dochody odprowadza do budżetu Gminy Wilkowice.
4. Planowane na dany rok budżetowy wydatki i dochody określa każdorazowo uchwała Rady Gminy Wilkowice w sprawie budżetu Gminy.

§ 10
1. Pracą GOPS kieruje Dyrektor przy pomocy Głównego Księgowego.
2. Dyrektora GOPS zatrudnia Wójt Gminy Wilkowice. Nawiązuje i rozwiązuje z nim stosunek pracy. Nawiązanie stosunku pracy następuje w formie umowy o pracę.
3. Dyrektor w ramach upoważnień Wójta Gminy Wilkowice jest właściwy do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, karty dużej rodziny i innych określonych w odrębnych przepisach - w tym do wydawania decyzji administracyjnych.
4. Dyrektor działając zgodnie z przepisami prawa, zakresem uprawnień i obowiązków wynikających z przedmiotu działania jednostki oraz w ramach udzielonego pełnomocnictwa podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie odpowiedzialność.
5. Dyrektor reprezentuje jednostkę na zewnątrz.
6. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez niego pracownik.

§ 11
1. Pracownicy GOPS są pracownikami samorządowymi.
2. Pracownicy GOPS w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie obowiązującego prawa i zobowiązani są do jego przestrzegania.

§ 12
1. Pracowników GOPS obowiązuje Regulamin Pracy.
2. Zadania dla poszczególnych stanowisk pracy określają odrębne zakresy czynności.

§ 13
Do zadań i kompetencji Dyrektora należy w szczególności:
1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania GOPS;
2) kierowanie bieżącymi sprawami GOPS;
3) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy i realizacją zadań;
4) koordynowanie działalności poszczególnych działów;
5) współdziałanie z istniejącymi na terenie gminy instytucjami i organizacjami pozarządowymi, Kościołem Katolickim, zakładami pracy oraz innymi instytucjami w celu realizacji zadań pomocy społecznej;
6) odpowiedzialność za opracowanie projektu budżetu GOPS, który przedstawia Wójtowi Gminy oraz Radzie Gminy;
7) składanie Radzie Gminy coroczne sprawozdanie z działalności GOPS, opracowuje sprawozdania dla Wójta, Rady Gminy i celów statystycznych;
8) prowadzenie postępowania i wydaje decyzje administracyjne, w ramach posiadanych upoważnień, w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, karty dużej rodziny i innych;
9) sprawowanie bezpośredniego i szczegółowego nadzoru nad pracą podległych pracowników;
10) wydawanie aktów wewnętrznych w formie zarządzeń, regulaminów instrukcji
11) zapewnianie właściwej organizacji pracy GOPS oraz prawidłową obsługę interesantów.

§ 14
Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie gospodarki finansowej oraz ksiąg rachunkowych GOPS zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych GOPS;
3) analizowanie, realizowanie, wnioskowanie zmian w zakresie przydzielonych środków finansowych w planie GOPS – przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych;
4) opracowywanie projektów budżetu GOPS oraz kontrolowanie wykonania budżetu, wnioskowanie zmian zgodnie z ustawą o finansach publicznych i rachunkowości;
5) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych GOPS oraz innych dokumentów;
6) nadzorowanie przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych i innych ustaw, aktów wewnętrznych obowiązujących w GOPS;
7) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem poprzez złożenie podpisu na dokumencie oraz sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji księgowej;
8) współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy w zakresie realizacji budżetu oraz sporządzania sprawozdań;
9) sporządzanie okresowych informacji dla potrzeb Dyrektora GOPS.

Rozdział IV Zadania i kompetencje poszczególnych działów

§ 15
Do zadań Działu Pomocy Społecznej należy w szczególności:
1) dokonywanie analizy i oceny zjawisk, które powodują zapotrzebowanie na świadczenia z pomocy społecznej oraz kwalifikowanie do uzyskania tych świadczeń;
2) udzielanie informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych osobom, które dzięki tej pomocy będą zdolne samodzielnie rozwiązywać problemy będące przyczyną trudnej sytuacji życiowej; skuteczne posługiwanie się przepisami prawa w realizacji tych zadań;
3) praca socjalna;
4) pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy;
5) sporządzanie wywiadów środowiskowych, także dla innych instytucji;
6) udzielanie pomocy zgodnie z zasadami etyki zawodowej;
7) pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin, grup i środowisk społecznych;
8) współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenie skutków ubóstwa;
9) inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mającym trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin;
10) współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrożeniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia;
11) zawieranie kontraktów socjalnych;
12) podejmowanie interwencji z uwzględnieniem przemocy w rodzinie, udział w grupach roboczych
13) przestrzeganie ustalonego czasu pracy i wykorzystanie go w pełni na pracę zawodową;
14) opracowywanie diagnoz, programów i projektów w zakresie rozwiązywania problemów społecznych;
15) przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny;
16) prowadzenie rejestrów i korespondencji w zakresie realizowanych zadań;
17) zachowanie tajemnicy służbowej i przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;
18) obsługa programów komputerowych;
19) właściwe przygotowanie dokumentacji służącej do prawidłowego podejmowania decyzji i naliczania świadczeń;
20) kompletowanie dokumentacji podopiecznych,
21) przygotowanie dokumentacji do księgowości, sporządzanie list wypłat;
22) czuwanie nad prawidłową realizacją przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i innych ustaw obowiązujących w ośrodku;
23) sporządzanie sprawozdawczości;
24) przyjmowanie i załatwianie korespondencji związanej z działalnością Ośrodka;
25) prowadzenie dokumentacji Gminnego Zespołu Interdyscyplinarnego i grup roboczych;
26) realizacja programów i projektów, w tym współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;
27) realizacja zadań związanych z funkcjonowaniem Klubu Integracji Społecznej;
28) wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora GOPS.

§ 16
Do zadań Działu Świadczeń Rodzinnych należy w szczególności:
1) realizacja ustawy o świadczeniach rodzinnych i jej aktów wykonawczych,
2) prowadzenie rejestrów osób pobierających świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny, świadczenie wychowawcze;
3) naliczanie świadczeń i właściwe kompletowanie i przygotowanie dokumentacji służącej do prawidłowego podejmowania decyzji;
4) przygotowanie dokumentacji do księgowości, sporządzanie list wypłat;
5) przestrzeganie przepisów ustaw dotyczących ochrony danych osobowych i innych ustaw obowiązujących w ośrodku;
6) realizacja ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów i jej aktów wykonawczych;
7) prowadzenie rejestrów wniosków;
8) prowadzenie rejestru korespondencji;
9) naliczanie świadczeń i właściwe kompletowanie i przygotowanie dokumentacji służącej do prawidłowego podejmowania decyzji;
10) sporządzenie sprawozdań merytorycznych, analiz oraz sporządzanie okresowych informacji dla potrzeb Dyrektora GOPS;
11) realizacja ustawy pomoc państwa w wychowaniu dzieci;
12) zachowanie tajemnicy służbowej i przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;
13) wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora GOPS;
14) prowadzenie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych;
15) egzekucja świadczeń nienależnie pobranych.

§ 17
Do zadań Działu Księgowości należy w szczególności:
1) prowadzenie ksiąg rachunkowych GOPS według obowiązujących przepisów prawa;
2) sporządzanie wewnętrznych dokumentów księgowych oraz sprawdzanie zewnętrznych dokumentów, nadzorowanie prawidłowości obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
3) sporządzanie umów zleceń, umów o dzieło i innych dokumentów;
4) prowadzenie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych - prowadzenie ksiąg inwentarzowych;
5) nadzorowanie przebiegu oraz rozliczanie inwentaryzacji majątku GOPS;
6) dokonywanie przelewów z rachunków bankowych GOPS na podstawie dokumentów źródłowych;
7) obsługa finansowa – księgowa - płacowa pracowników zatrudnionych w GOPS oraz osób zatrudnionych na podstawie innych umów;
8) sporządzanie sprawozdań finansowo - budżetowych oraz innych dokumentów koniecznych w bieżącej działalności GOPS;
9) windykacja należności w drodze postępowania egzekucyjnego na podstawie dokumentacji przekazanej z działów pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych;
10) obsługa finansowo-księgowa ZFŚS;
11) przygotowanie projektów planu dochodów i wydatków GOPS oraz nadzór nad ich realizacją w roku budżetowym.

Rozdział V Zasady i tryb funkcjonowania

§ 18
1. GOPS jest czynny - od poniedziałku do piątku, w godzinach od 7.00 do 15.00. – w związku z realizacją zadań godziny pracy GOPS mogą ulec zmianie.
2. Dyrektor GOPS w indywidualnych sprawach przyjmuje we wtorki od godz. 10.00- 12.00.
3. Pracownicy socjalni przyjmują interesantów codziennie od 7.00 do godz. 10.00 oraz według szczegółowego planu dyżurów stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
§ 19
1. Pieczątki GOPS w tym imienne pracowników powinny być przechowywane w miejscach niedostępnych dla osób nieuprawnionych.
2. Po rozwiązaniu stosunku pracy wszelkie pieczęcie pracownik zobowiązany jest przekazać przełożonemu.

§ 20
1. Podania wnoszone w sprawach indywidualnych klientów są rejestrowane i przekazywane pracownikom zgodnie z dekretem Dyrektora za pokwitowaniem.
2. Pracownicy rejestrują otrzymane pisma w spisach spraw teczek przedmiotowych, prowadzonych zgodnie z jednolitym wykazem akt.

§ 21
Obowiązki pracownika wobec interesantów:
1) pracownik ma obowiązek obsługiwać interesantów w sposób rzeczowy, sprawny, grzeczny, dyskretny i taktowny;
2) każdy pracownik prowadzący sprawy powinien we właściwym czasie i we właściwej formie informować interesantów o załatwieniu sprawy;
3) powiadamiania o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy w przypadku zaistnienia takiej konieczności;
4) jeżeli sprawa wymaga uzupełnienia dodatkowymi dokumentami, obowiązkiem pracownika jest wskazanie, jakie to mają być dokumenty;
5) udzielania informacji o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania wydawanych rozstrzygnięć.

§ 22
1. Skargi wnoszone na działalność GOPS i Dyrektora rejestrowane są przez Sekretarza Gminy.
2. Rejestr pozostałych skarg dotyczących pracowników prowadzi Dyrektor GOPS.

§ 23
Dokumenty przedstawione Dyrektorowi do podpisu powinny być parafowane przez pracownika, który je opracował

Rozdział VI Reprezentowanie GOPS

§ 24
Dyrektor GOPS działa i reprezentuje jednostkę jednoosobowo chyba, że przepis szczególny przewiduje inny sposób reprezentowania.

§ 25
1. Dyrektor GOPS lub osoba przez niego upoważniona udzielają informacji przedstawicielom prasy, radia i TV.
2. Odmowa udzielenia informacji może nastąpić ze względu na ochronę tajemnicy służbowej oraz innej chronionej ustawą.
3. Udzielanie informacji nie może kolidować z obowiązkami służbowymi i wymogiem sprawnej obsługi klientów.

Rozdział VII Akty wewnętrzne

§ 26
1. Dyrektor wydaje w ramach posiadanych uprawnień wiążące akty wewnętrzne regulujące działalność jednostki.
2. W szczególności mogą one dotyczyć porządku, bezpieczeństwa i funkcjonowania ośrodka oraz warunków i zasad obsługi klientów.
3. Formę aktu - zarządzenie, polecenie, określa każdorazowo Dyrektor.

Rozdział VIII Postanowienia końcowe

§ 27
Postanowienia paragrafów poprzedzających, w których powoływane są przepisy powszechnie obowiązujące, w przypadku ich zmiany lub uchylenia zachowują moc, o ile nie są sprzeczne z nowymi przepisami lub zasadami działania.

§ 28
Niniejszy regulamin organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wchodzi w życie z dniem podpisania.

GOPS Regulamin organizacyjny

GOPS Regulamin pracy

GOPS Zarządzenie 1 2021 zmiany w regulaminie pracy